Kako vzpostaviti najboljše hibridno delovno okolje z Zoomom

Jure Cundrič
Jun 12
8 min read

Oglejte si, kako inovacije, kot so pametne imenske oznake in inteligentni režiser za Zoom Rooms, pomagajo pri reševanju treh pogostih izzivov v vašem hibridnem delovnem okolju.

Ker delo danes poteka povsod – od jedilne mize do kavarn in hotelskih sob – se je naš pogled na pisarno bistveno spremenil. Pisarna ni več tog prostor s tradicionalnimi pisarniškimi prostori in sejno sobo, kjer morajo zaposleni vsak dan, pet dni v tednu, opraviti osemurni delavnik. Namesto tega gre za prilagodljivo, hibridno delovno okolje, ki spodbuja sodelovanje in povezovanje.

Vse več zaposlenih se v določeni meri vrača v pisarne, hkrati pa ohranjajo fleksibilnost dela na daljavo. V raziskavi iz leta 2024, ki jo je za Zoom izvedel Reworked Insights, je 64% vodij izjavilo, da njihova organizacija že uvaja hibridni model, kar 82% pa jih namerava v naslednjih dveh letih še povečati prilagodljivost delovnega okolja.

Tak prilagodljiv pristop mnogim zaposlenim omogoča najboljše iz obeh svetov, vendar pa hibridni delovni model predstavlja izziv za ekipe, ki skrbijo za delovno okolje in pisarniško infrastrukturo. Potrebno je namreč najti način, kako zagotoviti najboljšo izkušnjo za vse zaposlene – ne glede na to, ali so v pisarni vsak dan, delajo od doma del tedna ali pa so popolnoma oddaljeni.

Pri Zoomu dobro poznajo izzive oblikovanja učinkovitega hibridnega delovnega okolja – saj so se z njimi soočili tudi sami. Njihove pisarne so delujoč primer, kako lahko vsak s pomočjo Zoom tehnologij ustvari učinkovito hibridno delovno okolje, ki spodbuja povezovanje, sodelovanje in zaupanje med razpršenimi ekipami. So središča, kjer se spoznavajo, skupaj ustvarjajo in uporabljajo lastne produkte – zato, da jih lahko še izboljšajo.

S sprejetjem hibridnega delovnega okolja se združujejo, da izboljšajo lastne tehnologije, nadaljujejo z inovacijami ter podpirajo svoje globalne stranke z rešitvami, ki pomagajo oblikovati izkušnjo hibridnega dela.

Če se soočate z izzivi vzpostavitve uspešnega hibridnega delovnega prostora, ki resnično podpira potrebe vaših zaposlenih, vam tukaj ponujamo nekaj nasvetov in strategij, ki jih lahko uporabite.

Izziv št. 1: Iskanje prave tehnologije za podporo razpršenim ekipam in hibridnemu delu

Delo na daljavo ima številne prednosti – omogoča dostop do najboljših kadrov ne glede na lokacijo ter podpira sodelavce z različnimi potrebami in sposobnostmi. Hkrati pa se zavedamo tudi vrednosti osebnega stika: spontani pogovori, grajenje ekipe in družabne izkušnje so ključni za kulturo in povezanost.

Zoom tehnologije povezujejo ljudi ne glede na to, kje delajo – s pomočjo timskega klepeta, telefonskih in video sestankov, e-pošte in koledarja, interaktivne bele table, virtualnih delovnih prostorov ter orodij za angažiranost zaposlenih. Tako spodbujajo stike med pisarniškimi sodelavci in tistimi, ki delajo na daljavo.

V novem svetu hibridnega dela opažamo vse večjo potrebo po sestankih, ki so enakovredni in vključujoči za vse. Oddaljeni zaposleni ne želijo več biti v podrejenem položaju – da ne vidijo vseh v sejni sobi ali da ne morejo sodelovati v obrobnih pogovorih. Zaposleni v pisarni pričakujejo, da bodo sestanki enostavni za priključitev, tako kot doma – brez kablov in povezav, ki zahtevajo pomoč tehničnega strokovnjaka.

»Ker živim na podeželju v Angliji, je bilo vedno zahtevno priti v londonsko pisarno na srečanja v živo,« pravi Ash Thornley-Davies, predstavnik za področje zdravstva pri Zoomu, ki dela na daljavo. »V preteklosti sem se počutil kot oddaljena misel – kot nekdo, ki se pojavi na zaslonu, medtem ko se pogovor odvija okoli mize.«

Zoom Rooms vsem omogoča preprosto in enakovredno izkušnjo hibridnih sestankov – ne glede na to, od kod se priključijo. Ekipe, ki gradijo prilagodljivejše pisarne, bodo cenile, kako enostavno je v vsak prostor vključiti sodelovanje prek videa v visoki ločljivosti – od majhnih kotičkov za 2–3 osebe do sejnih sob upravnega odbora ali večjih predstavitvenih prostorov.

Za zaposlene v pisarni je rezervacija sobe in priključitev na sestanek enostavna – kar prek telefona ali prenosnika.

»Prav preprostost je tisto, zaradi česar je izkušnja tako dobra,« pravi Jeff Harling, vodja digitalne podpore iz Zoomove pisarne v Denverju. »En klik – in si v klicu! Tudi deljenje zaslona je izjemno enostavno. Ta uporabniška prijaznost mi zelo pomaga pri srečanjih z ekipo, kjer so nekateri sodelavci poleg mene v pisarni, drugi pa razpršeni po vsem svetu.«

Pametne imenske oznake za video – ena najnovejših inovacij Zoom Rooms – uporabljajo umetno inteligenco, da prikažejo imena oseb na videoposnetku iz sejne sobe. Pametne imenske oznake za zvok pa označijo govorca v prostoru. Tako je za vse udeležence lažje vedeti, kdo je v prostoru in kdo trenutno govori.

Ko sta omogočeni obe funkciji, lahko sistem označevanja govorcev uporabi te podatke za natančnejše označevanje v funkcijah, povezanih s sestanki – kot so podnapisi, prepisi in povzetki sestankov. Če to funkcijo omogočite na ravni celotnega računa in spodbudite zaposlene, da se prijavijo v sistem samodejnih pametnih imenskih oznak, lahko sestanki postanejo bolj vključujoči in učinkoviti, saj je vsak udeleženec v Zoom Rooms jasno prepoznan.

Vklopite pametne imenske oznake ("smart name tags) v svojem računu in prispevajte k bolj vključujoči izkušnji hibridnih sestankov. KLIKNITE TUKAJ >>

Z uporabo funkcije Zoom Rooms Intelligent Director imajo oddaljeni zaposleni boljši pogled na sodelavce v večjih sejnih prostorih, kar preprečuje tako imenovani »pogled iz kegljaške steze«, ki je pogost v tradicionalnih konferenčnih sobah. Intelligent Director uporablja več kamer in umetno inteligenco za izbiro najboljših kotov ter omogoča prikaz do 16 posameznikov v Zoom sobi.

»Vidim vse in njihove prave izraze na obrazih, ko se pogovarjamo. Prvič imam občutek, da sem res v prostoru s svojo ekipo,« pravi Ash. »Geografsko sem sicer oddaljen, a sem kljub temu prisoten v londonski pisarni.«

Kakovostna hibridna izkušnja je ključna pri najpomembnejših sestankih z vodstvom in ključnimi strankami. Z najnovejšimi inovacijami, ki temeljijo na umetni inteligenci – kot sta Intelligent Director in pametne imenske oznake – lahko sejna soba upravnega odbora postane bolj vključujoče, dinamično in privlačno okolje, kjer so vsi člani ekipe jasno vidni in prepoznavni.

Izziv št. 2: Zadovoljiti pričakovanja zaposlenih, ki so višja kot kadarkoli prej

Zaposleni, ki prihajajo v pisarno, želijo to storiti z določenim namenom. Čas v pisarni želijo izkoristiti za dejavnosti, ki so v živo bolj učinkovite – sestanki s strankami, kreativne delavnice, sodelovanje pri skupnih projektih ali neformalno povezovanje z ekipo ob kosilu.

Če se že odpravijo od doma, premagajo prometne zamaške in iščejo parkirišče, pričakujejo, da bo njihov čas vreden truda – brez nepotrebnega ukvarjanja z logistiko.

»Zaposleni želijo imeti jasno predstavo, kaj lahko pričakujejo, ko pridejo v pisarno,« pravi Jeff Smith, vodja produktov za Zoom Meetings, Spaces in Whiteboard. »Nočejo priti sem samo zato, da ugotovijo, da ne morejo sedeti ob svoji ekipi ali da so vse sejne sobe že zasedene.«

Z Zoomovo funkcijo Workspace Reservation lahko zaposleni vnaprej rezervirajo svojo mizo za določen dan ali nastavijo ponavljajočo se rezervacijo. Rešitev lahko prilagodite postavitvi svoje pisarne in omogočite zaposlenim vpogled v to, kje sedijo drugi, da si lahko izberejo mizo blizu svoje ekipe – ali poleg kavomata, če jim to bolj ustreza.

V pisarniški postavitvi lahko ustvarite tudi tako imenovana “območja sosesk”, kjer skupaj sedijo člani istega oddelka, kar dodatno spodbuja sodelovanje in občutek pripadnosti.

Pametni predlogi, ki jih poganja umetna inteligenca v funkciji Workspace Reservation, lahko zaposlenim predlagajo najboljše mesto glede na njihove osebne preference ali dneve, ko bo v pisarni več njihovih sodelavcev.

Če Workspace Reservation povežete z napravami s certifikatom Zoom, kot so Neat Frame, Neat Pad ali Neat Board 50, še dodatno izboljšate učinkovitost pri iskanju in rezervaciji delovnega prostora. Tako zaposleni hitro in enostavno rezervirajo prostore v prilagodljivih okoljih, kot so odprte površine, manjše sobe za sodelovanje (huddle rooms) ali telefonske kabine.

S tako brezhibno uporabniško izkušnjo pri rezervacijah lahko zaposleni več svojega časa namenijo tistemu, kar jim največ pomeni – delu, sodelovanju in povezovanju – v prostorih, ki najbolj ustrezajo njihovim potrebam.

Pri Zoom zaposleni uporabljajo Workspace Reservation, da si vnaprej načrtujejo in rezervirajo vse, kar potrebujejo za udobno in produktivno delo, kot so delovna mesta in sejne sobe. Lahko celo najdejo delovne postaje s posebno opremo, kot so mize z nastavljivo višino ali dvojni monitorji.

Kaj pa, če se zaposleni srečujejo s stranko in ekipa za upravljanje pisarne potrebuje informacije za pripravo prostora? Workspace Reservation omogoča dodajanje prilagojenega vprašalnika, s katerim lahko vprašate zaposlene, ali načrtujejo sprejem strank, ali ostajajo na kosilu ali bodo odšli prej, kar daje vaši pisarniški ekipi pravočasne informacije. To pomaga ekipi bolje načrtovati naročila hrane, razporejanje virov in druge podrobnosti za bolj nemoteno izkušnjo zaposlenih.

Ko zaposleni pridejo v pisarno, jim lahko digitalni zasloni pomagajo najti pot do želene lokacije, nudijo prijazen opomnik in sporočajo druge pomembne informacije. Digitalne zaslone lahko nastavite tako, da prikazujejo vsebine, ki so zaposlenim lahko koristne – od zemljevidov rezervacij delovnih prostorov, koledarjev dogodkov, jedilnikov za kosilo do pravil pisarne.

Izziv št. 3: Zagotoviti najboljšo vrednost ob krčenju proračuna

Ker zaposleni želijo iz svojih obiskov pisarne izvleči več, so ekipe za upravljanje prostorov pod pritiskom, da ustvarijo privlačno hibridno delovno okolje, ki upraviči njihov trud in potovanje do pisarne. To vključuje tehnologijo, ki deluje vsaj tako dobro kot domača pisarna zaposlenega (ali še bolje), ter delovne prostore, ki podpirajo željo po druženju in sodelovanju s sodelavci.

Če vas skrbi, koliko bodo takšne nadgradnje stale, niste edini. V času gospodarske negotovosti mnoge družbe iščejo načine za znižanje stroškov. V poročilu Deloitte iz leta 2023 je 54 % finančnih vodij navedlo, da jih CEO-ji spodbujajo k osredotočanju na zmanjševanje stroškov, pri čemer so nepremičnine in pisarniški prostori med največjimi poslovnimi stroški.

Ekipe za upravljanje delovnih prostorov morajo najti načine, kako oživiti obstoječe naložbe, z uporabo prilagodljivih tehnoloških rešitev, ki delujejo z vašo obstoječo strojno opremo.

Začnite s prilagajanjem prostorov tako, da ustrezajo današnjim potrebam zaposlenih — in preurejanjem prostorov, ki se ne uporabljajo več. Podatki vam lahko pomagajo razumeti, kako zaposleni uporabljajo pisarno, kar omogoča sprejemanje premišljenih odločitev.

Na primer, z Workspace Reservation in Zoom Rooms lahko spremljate, koliko miz se dnevno rezervira in uporablja, katere sejne sobe so najbolj zasedene in katere redko. Te informacije vam omogočajo znižanje stroškov s konsolidacijo poslovanja na manj etaž in preoblikovanjem sob, ki več ne služijo spreminjajočim se potrebam zaposlenih.

Lahko na primer ugotovite, da vaše največje sejne sobe niso več potrebne, ker so sestanki v živo manjši kot prej. Prostor lahko razdelite z uporabo pregrad, s čimer ustvarite manjše, bolj neformalne prostore za druženje in srečanja.

Mnoge organizacije želijo v več manjših prostorih omogočiti video komunikacijo, ne da bi pri tem presegli proračun. Zoom Rooms omogoča, da vsak prostor spremenite v hibridno sejno sobo, kjer se lahko na Zoom sestanek pridružite z enim samim pritiskom na gumb. Pogosto lahko uporabite že obstoječo strojno opremo ali pa izberete naprave iz prilagodljivega ekosistema naše NKT ponudbe, s čimer Zoom Rooms hitro in stroškovno učinkovito vzpostavite.

Podpora za te prostore ne zahteva dodatnih virov — z orodjem Zoom Device Management lahko sobe in naprave upravljate na daljavo prek centraliziranega administratorskega portala.

Poly Lens, pri Zoom certificirana rešitev HP Poly, se zdaj povezuje z Zoom Device Management, da zagotavlja podrobne informacije o stanju prostorov, kar pomaga izboljšati učinkovitost, pridobiti vpoglede in odpravljati težave z Zoom Rooms. Vse te informacije so dostopne prek portala Poly Lens.

»Na koncu ni ene same optimalne postavitve pisarne, saj je vse odvisno od vaših zaposlenih in tega, kaj potrebujejo za čim učinkovitejše sodelovanje,« je povedal Jeff Smith. »Ključne so prilagodljive rešitve — tehnologija, ki se prilagaja prostoru in načinu dela zaposlenih.«

Zoom vam pomaga rešiti izzive hibridnega dela

Vsaka organizacija bo imela drugačen odgovor na vprašanje: „Kaj je hibridno delo?“ Pri Zoomu to pomeni, da nekateri zaposleni delajo na daljavo, nekateri pa po hibridnem urniku, z določenimi dnevi v pisarni. Pisarno ne vidijo le kot fizični prostor, temveč kot destinacijo, ki privablja zaposlene, središče ustvarjalnosti in inovacij, ki združuje uporabnike Zoom rešitev tako v živo kot virtualno.

Z ustrezno tehnologijo je vaša pisarna lahko prostor za sodelovanje, komunikacijo in povezovanje, oblikovan glede na trenutne in prihodnje potrebe vaših zaposlenih.

Odkrijte, kako vam Zoom Rooms in rešitve za delovne prostore pomagajo zgraditi učinkovito in prilagodljivo hibridno delovno okolje.

Želite, da vam podrobneje pojasnimo, kako najbolje izkoristiti Zoom v vaši organizaciji? Pokličite nas na 051 377 865 ali nam pišite na info@nkt.si.