Oglejte si, kako vam lahko Zoom Workplace, platforma za sodelovanje, ki jo poganja umetna inteligenca, pomaga pri večji produktivnosti.
Eden največjih izzivov sodelovanja v današnjem večplastnem delovnem okolju je sledenje vsem informacijam, ki se prenašajo med različnimi ekipami in projekti. Zaradi številnih orodij za sodelovanje ob ločenih komunikacijskih kanalih je težko zagotoviti, da so vsi v stiku.
Dobra novica je, da je sodelovanje s sodelavci, partnerji in strankami s storitvijo Zoom Workplace veliko lažje! Zdaj lahko svoj delovni dan okrepite z eno samo aplikacijo, ki vključuje Zoom AI Companion, pomočnika z umetno inteligenco, ki vam pomaga zmanjšati spreminjanje konteksta, čas, porabljen za iskanje informacij in zmanjšuje napačno komunikacijo.
Pomočnik AI Companion je na voljo v celotnem orodju Zoom Workplace in vam pomaga pri sestavljanju sporočil v klepetu ali e-pošti, urejanju idej na tabli ter povzemanju sestankov, telefonskih klicev in sporočil v klepetu. Ne le, da vam lahko pomaga prihraniti čas z orodji, kot je določanje prednosti glasovne pošte v storitvi Zoom Phone, ampak vam lahko pomaga tudi uskladiti vrstni red naslednjih korakov na sestanku, kar vam omogoča racionalizacijo načina dela in večjo produktivnost na celotni platformi.
Resnična moč Zoom Workplace je v tem, da vam pomaga organizirati delovni dan na podlagi učinkovitega sodelovanja, kar vam omogoča učinkovitejše povezovanje z ljudmi in projekti, s katerimi tesno sodelujete. Predstavljamo pet rešitev, ki jih lahko uporabite, da boste kar najbolje izkoristili nova orodja.
1. V skupinskem klepetu ustvarite središča za sodelovanje z vsemi viri na enem mestu.
Sestanki so pogosto osrednja točka sodelovanja skupine ali projekta. Morda imate vsak teden ponavljajoče se sestanke z istimi ljudmi, na katerih razpravljate o napredku določenega projekta in morate imeti pregled nad tem, kaj se dogaja tudi med temi sestanki.
Ko boste naslednjič ustvarjali nov sestanek (ali serijo ponavljajočih se sestankov), preverite, ali je možnost omogočanja stalnega klepeta na sestanku vklopljena. S tem ustvarite stalen kanal za klepet, ki je vezan na ID sestanka.
Neprekinjeni klepet na sestanku ustvari kanal, po katerem lahko na enem mestu pošiljate sporočila in datoteke pred, med in po sestankih.
S skupino lahko klepetate še pred sestankom, nadaljujete pogovor, ko skupaj skočite na sestanek, in nadaljujete razpravo med klici. Vse dokumente, slike in datoteke, ki so v skupni rabi med sestankom, lahko dodate v zavihek Viri v klepetu neprekinjenega sestanka, ki so urejeni po vrstah sredstev, tako da lahko vsi zlahka najdejo, kar potrebujejo.
2. Omogočite enostavno iskanje dnevnih redov sestankov in dokumentov
V novem, poenostavljenem koledarju in zavihkih sestankov v Zoom Workplace lahko kliknete na vsako kartico sestanka in odprete vse podrobnosti o tem sestanku. Tu lahko naložite dodatne elemente za sestanek, vključno z dnevnimi redi in belimi tablami, tako da bodo drugi udeleženci vedeli, kje jih lahko najdejo. Tu lahko dostopate do neprekinjenega klepeta na sestanku ter s kartice sestanka začnete klepet ali pošljete e-pošto povabljencem.
Če želite preizkusiti ta novi pogled, kliknite "Nastavitve" v spletnem portalu računa. S preklopom na nastavitev omogočite novo izkušnjo na kartici "Srečanja" (prepričajte se, da je vaš koledar Google ali Microsoft 365 povezan, ali pa začnite z Zoomovo pošto in koledarjem). Nato kliknite zavihek "Koledar" v programu Zoom Workplace in si oglejte svoj urnik ter dodajte ali dostopajte do sredstev za prihajajoče sestanke.
3. Povežite svoje ekipe s poenostavljeno izmenjavo informacij
Če vodite ekipo, lahko svojim sodelavcem omogočite, da se zlahka vključijo v vse prave pogovore. V programu Team Chat ustvarite skupni prostor in dodajte vse člane svoje ekipe, nato pa dodajte vse kanale klepeta, za katere bi morda morali vedeti, od kanalov za celoten oddelek do pogovorov o projektih - vsi v prostoru bodo samodejno dodani v kanale, v katere še niso vključeni. Ko ekipa raste, lahko nove člane preprosto dodajate v skupni prostor, s čimer prihranite čas v procesu uvajanja, saj jim omogočite dostop do vseh kanalov, ki jih potrebujejo, namesto da jih ročno dodajate v vsak kanal posebej.
Skupni prostori so vozlišče klepetalnih kanalov, ki so prikazani v levi stranski vrstici okna Team Chat.
Če želite začeti, pojdite na zavihek "Team Chat" in kliknite ikono +, nato pa izberite "Shared Space". Svoj prostor lahko poimenujete, dodate člane (dodate lahko tudi obstoječi kanal) in prilagodite nastavitve. Ko je prostor ustvarjen, nadaljujte z dodajanjem članov in kanalov glede na potrebe vaše ekipe.
4. Izboljšajte sodelovanje na sestankih
Videokonferenčni sestanki so ključnega pomena za komuniciranje in sodelovanje ekip, zlasti kadar so zaposleni, stranke, partnerji in prodajalci razpršeni po različnih lokacijah. Vendar pa se lahko klasična izkušnja sestankov nekoliko izjalovi, zaradi česar se udeleženci ne vključijo v dogajanje.
Z našo novo izkušnjo Zoom Meetings je sodelovanje lažje in na dosegu roke. Sedaj lahko neposredno na sestankih delite in sourejate bele table in zapiske ter sodelujete pri dokumentih iz storitev Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box in Microsoft Sharepoint - ni več preklapljanja med oknom sestanka in odprtim dokumentom. To preizkusite tako, da kliknete možnost "Skupna raba" in izberete zavihek "Dokumenti".
Poleg teh uporabnih možnosti sodelovanja nova izkušnja sestankov vključuje:
Poenostavljeno orodno vrstico, v kateri lahko preprosto vklopite AI Companion - delite svoj zaslon in poiščete gostiteljska orodja.
Nov pogled z več govorci, ki omogoča bolj dinamičen pogled na ljudi, ki aktivno govorijo.
Možnosti za dodajanje svežega videza z novimi barvami teme po meri in portretno osvetlitvijo, ki zatemni vaše ozadje, hkrati pa vas poudari, da lažje izstopate. Gostitelji lahko sestanku dodajo tudi ozadja.
Boljša kakovost zvoka v odprtih okoljih zaradi prilagojene zvočne izolacije, ki pripomore k jasnejšemu zvoku vašega glasu na sestankih in pomaga zatreti hrup iz ozadja.
5. Naj vam umetna inteligenca pomaga najti najboljše dneve za sodelovanje v pisarni
Za hibridne zaposlene ali zaposlene v pisarnah postaja rezervacija mize običajen del izkušnje na delovnem mestu. Če ste za rezervacijo pisalne mize doslej uporabljali storitev "Rezervacija delovnega prostora" na telefonu ali v spletnem portalu računa Zoom, lahko zdaj to storite neposredno iz aplikacije Zoom Workplace z uporabo novega zavihka "Delovni prostori".
S pametnimi priporočili si lahko pri izbiri delovnega prostora celo dodatno pomagate. V zavihku "Delovni prostori" kliknite ikono robota na levi strani, da dobite priporočilo, ki ga poganja umetna inteligenca, o najboljših dnevih za prihod (glede na to, kdaj so ljudje, s katerimi največ sodelujete, rezervirali mizo) in najboljšem mestu za sedenje (glede na vaše želje in bližino vaših najpogostejših sodelavcev).
Začnite sodelovati s pomočjo Zoom Workplace
Ste navdušeni nad začetkom uporabe Zoom Workplace? Posodobite namizno aplikacijo Zoom na različico 6.0 ali novejšo in začnite uporabljati zgoraj omenjene nove možnosti in izkušnje.
Spremljajte prihajajoče funkcije, ki jih bo Zoom uvedel v naslednjih nekaj mesecih, vključno s funkcijo "Ask AI Companion", ki bo na dosegu roke združila še več orodij Zoom platforme.
Želite, da vam podrobneje pojasnimo, kako najbolje izkoristiti Zoom Workplace v vaši organizaciji? Pokličite nas na 051 377 865 ali nam pišite na info@nkt.si.
Comments